Dochádzkový systém pre malé firmy: čo naozaj potrebujete

Prečo Excel prestane stačiť

Pri troch ľuďoch Excel stačí. Pri pätnástich, ktorí sa striedajú a polovica z nich sú brigádnici na dohodu, sa mesačná uzávierka zmení na večer s kalkulačkou. Zlom nepríde preto, že by tabuľka bola zlá – príde vtedy, keď sa zmení počet ľudí a začnú sa prekrývať zmeny, príplatky a odvodové stropy.

Štyri veci, ktoré rozhodujú

• Zápis, ktorý sa nedá spätne prepísať. Papier dopisuje ktokoľvek a kedykoľvek. Serverový čas so záznamom v audit logu je rozdiel medzi evidenciou a domnienkou.
• Príplatky počítané automaticky. Sobota, nedeľa, sviatok a nočná práca sú najčastejší zdroj chýb v mzdách. Ručný prepočet je zbytočné riziko.
• Nič na inštalovanie brigádnikovi. Kto u vás vydrží tri týždne, nebude si inštalovať aplikáciu. QR kód na prevádzke a PIN sú v praxi maximum, čo prejde.
• Podklad pre účtovníčku bez prepisovania. Export, ktorý sa dá poslať tak, ako je – nie tabuľka, z ktorej niekto prenáša čísla ďalej.

Za čo sa pri malej firme neplatí

Moduly na schvaľovanie dovoleniek naprieč oddeleniami, integrácie na HR systémy, hodnotenie výkonu. Pri prevádzke s pätnástimi ľuďmi je to funkcionalita, ktorú nikto neotvorí, a zároveň dôvod, prečo systém stojí desiatky eur mesačne.

Rovnako sa neplatí za počet ľudí, ktorých ešte nemáte. Cena, ktorá rastie s firmou, je v poriadku; cena, ktorá začína na pásme „do 50 zamestnancov", nie.

Odvodová výnimka pri študentoch

Ak zamestnávate študentov na dohodu o brigádnickej práci, mesačný limit pre odvodovú výnimku je potrebné sledovať priebežne. Keď ho brigádnik prekročí, odvody sa doplácajú – a zistíte to až vtedy, keď je pozde. Systém, ktorý na blížiaci sa strop upozorní pred koncom mesiaca, ušetrí viac než celé svoje predplatné.